Réponse courte Configurez QuickBooks en ligne dans cet ordre : renseignements de l’entreprise, taux de TPS/TVQ, plan comptable simple, flux bancaires et règles, soldes d’ouverture, clients et fournisseurs, paie, accès du comptable, puis rapprochez le premier mois avant de vous fier à un rapport.
Une configuration propre de QuickBooks en ligne fait gagner des heures chaque mois et rend la production de la TPS/TVQ presque automatique. Voici les étapes que nous suivons pour les entreprises québécoises.
- Définissez les renseignements de l’entreprise. Confirmez la fin d’exercice, la province et l’inscription aux taxes de vente, puis saisissez vos numéros de TPS et de TVQ.
- Activez correctement les taxes de vente. Utilisez les taux de TPS (5 %) et de TVQ (9,975 %) et choisissez une période de production qui correspond à votre inscription auprès de Revenu Québec.
- Bâtissez un plan comptable simple. Partez du modèle par défaut et retirez ce que vous n’utiliserez pas. Moins de comptes, mais plus clairs, rendent les rapports plus lisibles.
- Connectez les flux bancaires et de cartes, puis créez des règles pour les opérations récurrentes : loyer, logiciels, carburant.
- Saisissez les soldes d’ouverture à partir de vos derniers relevés pour que les livres partent du même point que la banque.
- Créez clients, fournisseurs et produits avec le bon traitement fiscal, y compris les articles détaxés et exonérés.
- Branchez la paie et les outils de paiement et décidez comment seront comptabilisés les dépôts et les frais.
- Ajoutez votre comptable comme utilisateur pour faciliter le travail de fin d’exercice.
- Rapprochez le premier mois et vérifiez les résultats avant de vous fier à un rapport.
Ne négligez pas la formation
Un système vaut ce que valent les habitudes qui l’entourent. Une heure de formation sur la facturation, les reçus et la clôture mensuelle évite des mois de nettoyage. Voyez notre service de tenue de livres ou lisez QuickBooks ou Xero si vous hésitez encore.