La plus grande différence entre les livres d’un OSBL et ceux d’une entreprise, c’est ceci : dans une entreprise, le profit est à vous. Dans un OSBL, beaucoup d’argent arrive avec des conditions. Une subvention est donnée pour un programme. Un don est désigné pour la toiture. Cet argent est affecté — le dépenser ailleurs, ou en perdre la trace, c’est perdre la confiance d’un bailleur (et parfois le financement). La comptabilité de fonds le garde en ordre.
Affecté ou non affecté
- Fonds non affectés — l’argent de fonctionnement général, utilisable pour toute fin qui sert votre mission.
- Fonds affectés — l’argent qu’un bailleur ou un donateur a réservé à un programme, un projet ou une période précis. Il doit servir ainsi et être présenté séparément.
- Fonds de dotation — des apports destinés à être conservés, dont seuls les revenus de placement (ou une partie) sont disponibles.
Les garder distincts — par fonds, pas dans un seul pot — permet de répondre aux deux questions de tout conseil et bailleur : l’argent affecté a-t-il servi à sa fin, et combien d’argent non affecté avons-nous vraiment ?
Le choix NCOSBL : report ou fonds affecté
Les OSBL canadiens suivent les Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL, Partie III du Manuel de CPA Canada), qui offrent deux méthodes pour constater les apports affectés. Vous en choisissez une :
- Méthode du report. Un apport affecté aux dépenses d’une période future est reporté — inscrit au passif — et constaté en revenu dans la période où vous engagez la dépense liée. L’argent affecté non dépensé figure au bilan, pas dans les revenus. Souvent plus simple, courant chez les plus petits organismes.
- Méthode du fonds affecté. Une forme spécialisée de comptabilité de fonds : vous présentez un fonds général, au moins un fonds affecté et un fonds de dotation, et les apports affectés entrent directement dans le fonds affecté correspondant à titre de revenu. Sans fonds correspondant, l’apport revient au fonds général selon la méthode du report.
Bien choisir compte : la méthode du fonds affecté montre clairement les soldes de fonds mais ajoute de la complexité; la méthode du report est plus légère mais présente tout dans un seul jeu d’états. Le bon choix dépend du nombre de flux affectés et de ce que veulent vos bailleurs.
Ce qu’une bonne comptabilité de fonds donne à votre conseil
- Une reddition de subvention qui se rapproche. Les dépenses de chaque subvention se rattachent à vos livres : pas de reconstitution de fin d’année.
- Une vraie vue de l’argent disponible. Séparer l’affecté du non affecté évite l’erreur classique de croire disposer d’argent déjà engagé.
- Une fin d’exercice propre. Les chiffres par fonds alimentent directement votre T3010 ou vos états financiers.
Nous configurons cela dans QuickBooks avec des classes ou des emplacements pour que chaque fonds soit présenté séparément, et nous adaptons la méthode à votre organisme. Voyez la tenue de livres pour OSBL ou parlez-nous-en. Information générale, pas un avis sur vos états financiers.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre fonds affectés et non affectés ?
Les fonds non affectés sont l’argent de fonctionnement, utilisable pour toute fin de la mission. Les fonds affectés sont réservés par un bailleur ou donateur à un programme, projet ou période précis et doivent être suivis et présentés séparément.
Méthode du report ou du fonds affecté — laquelle choisir ?
Les deux sont permises par les NCOSBL. La méthode du report est plus simple et courante chez les petits organismes; la méthode du fonds affecté montre clairement les soldes mais ajoute de la complexité. Cela dépend du nombre de flux affectés et des attentes des bailleurs.
Faut-il un logiciel spécial pour la comptabilité de fonds ?
Pas nécessairement. QuickBooks en ligne peut suivre les fonds par classes ou emplacements pour la plupart des organismes; les plus grands ou complexes utilisent parfois un logiciel dédié. Nous le configurons pour que chaque fonds soit présenté séparément.
Sources
- CPA Canada Handbook – ASNPO Section 4410, Contributions – revenue recognition (deferral and restricted fund methods)
- BDO Canada – ASNPO update and contributions guidance
- CPABC – Fund accounting, restricted fund method and deferral method
- CRA – Books and records (registered charities)