Tenue de livres en construction au Québec (CCQ, RBQ, T5018)

Réponse courte Un entrepreneur québécois a quatre fronts de documentation que la plupart des métiers sous-estiment. Il faut généralement une licence RBQ pour soumissionner et travailler, et vous vous inscrivez à la CCQ dès que vous faites des travaux visés par la Loi R-20. Si plus de 50 % de vos revenus proviennent de la construction et que vous payez plus de 500 $ (hors TPS/TVH) à un sous-traitant canadien dans l’année, vous devez produire un feuillet T5018 pour lui — dû 6 mois après la fin de votre période de déclaration. La TPS/TVQ sur une retenue n’est généralement exigible qu’au versement de la retenue, ce qu’on remet trop souvent d’avance. Et classer à tort un travailleur comme sous-traitant est l’erreur la plus coûteuse du métier.

La construction est l’un des secteurs les plus encadrés au Canada, et le Québec ajoute un palier au palier fédéral. Un entrepreneur général avec qui nous travaillons est venu nous voir après une lettre de Revenu Québec au sujet de la déclaration des sous-traitants : les livres étaient bons pour l’impôt, mais personne ne produisait le feuillet qui signale les paiements aux sous-traitants, et le rattrapage couvrait deux ans. Rien de malhonnête; les règles de déclaration propres au métier n’avaient tout simplement pas été mises en place. Ce guide couvre les quatre fronts qui piègent les entrepreneurs québécois : licence et inscription (RBQ et CCQ), le feuillet T5018, la TPS/TVQ — surtout sur les retenues, et le coût de revient ainsi que la question salarié-ou-sous-traitant à l’origine de la plupart des vérifications.

Faut-il une licence RBQ et une inscription à la CCQ ?

Ce sont deux organismes différents, avec deux rôles différents, et vous traitez souvent avec les deux.

La RBQ (Régie du bâtiment du Québec) délivre la licence d’entrepreneur. En général, vous devez détenir une licence RBQ — entrepreneur général ou spécialisé — avant de soumissionner ou d’exécuter des travaux de construction au Québec. Les licences se renouvellent selon un calendrier, avec des frais. L’électricité et certains travaux de gaz relèvent d’un autre organisme (CMEQ/CMMTQ), pas de la RBQ.
La CCQ (Commission de la construction du Québec) applique la Loi R-20, qui régit les relations de travail, la formation et la gestion de la main-d’œuvre sur la plupart des chantiers. Si vous faites des travaux visés par la R-20, vous vous inscrivez comme employeur à la CCQ. L’inscription est liée à votre numéro de licence RBQ et à votre numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

Pourquoi le teneur de livres s’en soucie : la CCQ demande qui tient vos livres et produit vos rapports — votre fonction comptable fait donc partie de votre dossier d’employeur CCQ. Et les deux numéros — licence RBQ et inscription CCQ — doivent concorder avec vos factures, vos soumissions et vos déclarations fiscales. Si vous démarrez, notre guide pour démarrer une entreprise au Québec couvre le NEQ et le choix de structure, qui viennent avant.

Le T5018 : le feuillet qui piège le plus d’entrepreneurs

Le T5018, État des paiements contractuels, existe précisément pour signaler les paiements du secteur de la construction et réduire l’économie souterraine. C’est la déclaration la plus souvent oubliée du métier, et les règles sont précises.

Devez-vous en produire un ?

Vous devez émettre un T5018 (ou une liste équivalente) lorsque les trois conditions suivantes sont réunies :

Plus de 50 % de vos revenus d’entreprise proviennent d’activités de construction. Si la construction n’est pas votre revenu principal, vous déclarez plutôt les honoraires de sous-traitance sur un T4A, pas un T5018.
Vous avez payé un sous-traitant résident du Canada pour des services de construction (rendus au Canada ou à l’étranger). Les paiements à un sous-traitant non-résident vont sur un T4A-NR, jamais un T5018.
Le total des paiements à ce sous-traitant dans la période dépasse 500 $, hors TPS/TVH.

La notion d’« activités de construction » est large — la liste de l’ARC va de la charpente, la toiture, le gypse, le béton et l’excavation à la plomberie, l’électricité, la ventilation, le pavage et la démolition. Les paiements pour des biens seulement ne sont pas déclarés; ce sont les paiements pour des services (ou services et matériaux) qui comptent. Si une personne travaille à la fois comme salarié et comme sous-traitant, la paie d’emploi va sur un T4 et le travail de sous-traitance sur un T5018.

Le piège de la TPS/TVH à la case 22

C’est ici que de bons livres déraillent. Le seuil de déclaration de 500 $ se teste hors TPS/TVH — mais le montant que vous inscrivez à la case 22 inclut la TPS/TVH et la TVP/TVQ. Vous testez donc le net, puis déclarez le brut. Inverser les deux déclenche des feuillets non requis ou sous-déclare ceux qui le sont.

L’échéance

Vous choisissez votre période de déclaration — l’année civile ou votre exercice — et le T5018 est dû 6 mois après la fin de cette période. Contrairement aux T4 (fin février); les entrepreneurs qui présument une échéance de février produisent en retard. Les montants sont déclarés sur une base de caisse (payé) — l’année du paiement, pas la date de la facture — toujours en dollars canadiens.

Question	Règle
Qui produit	Entreprise dont > 50 % des revenus viennent de la construction
Seuil de déclaration	Plus de 500 $ à un sous-traitant dans la période, hors TPS/TVH
Montant à la case 22	Total payé, TPS/TVH et TVQ incluses
Sous-traitant non-résident	Utiliser un T4A-NR
Base	Caisse — l’année du paiement
Échéance	6 mois après la fin de la période
Production électronique	Obligatoire dès que vous produisez plus de 5 feuillets d’un type

Et si vous ne produisez pas

Les feuillets en retard entraînent des pénalités, de 100 $ selon le barème par feuillet de l’ARC. Plus grave : l’ARC cible le secteur de la construction — un entrepreneur qui planifie avec des sous-traitants pour dissimuler des paiements s’expose à des poursuites criminelles et à des pénalités pouvant atteindre 200 % de l’impôt évité. Si vous avez des années en retard, produisez-les — notre guide de rattrapage explique comment, et notre service de tenue de livres pour entrepreneurs produit les T5018 avec votre fin d’année pour qu’ils ne soient plus jamais en retard.

Les déclarations CCQ et les registres à conserver

Si vous employez des travailleurs en construction visée par la R-20, la CCQ attend des déclarations continues, et vos livres les alimentent :

Un rapport mensuel des heures travaillées par les employés.
Un registre des activités quotidiennes et des registres de paie, conservés pour la période exigée par Revenu Québec (généralement six ans).
Les retenues et cotisations acheminées par la CCQ pour les salariés de la construction — c’est pourquoi la paie de construction n’est pas la paie québécoise ordinaire (le RL-1, la CNESST et le RQAP s’appliquent toujours, mais la couche CCQ s’ajoute).

La paie de construction est assez spécialisée pour la tenir à part de vos livres généraux. Notre service de paie et la liste de vérification de la paie au Québec couvrent le RL-1/T4, la CNESST et les retenues à la source; le rapport mensuel CCQ s’y ajoute.

TPS/TVQ pour les entrepreneurs — et la règle de la retenue

Comme toute entreprise québécoise, vous devez généralement vous inscrire à la TPS et à la TVQ dès que vos ventes taxables dépassent 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs, et en construction vous franchirez presque toujours ce seuil. Revenu Québec administre les deux taxes. Notre calculateur TPS/TVQ gratuit et le guide TPS/TVQ couvrent l’inscription et la production.

L’élément propre à la construction, ce sont les retenues. Sur la plupart des contrats, le client retient une somme (souvent environ 10 %) jusqu’à l’acceptation des travaux. Selon les règles fédérales, la TPS/TVH sur une retenue n’est généralement exigible qu’au moment où la retenue est versée, ou à l’expiration de la période de retenue prévue au contrat ou par la loi applicable, selon la première éventualité — et la TVQ suit la même logique. Autrement dit : vous ne remettez généralement pas la taxe sur le 10 % retenu avant de l’encaisser. L’entrepreneur qui facture la taxe sur le plein montant d’avance finit par financer Revenu Québec à même ses liquidités. Suivre les retenues à recevoir et à payer séparément est l’une des tâches les plus payantes d’un teneur de livres en construction.

Coût de revient, facturation progressive et retenues aux livres

La tenue de livres générale dit si l’entreprise a fait de l’argent. Le coût de revient par projet dit si le chantier en a fait — et en construction, c’est ce chiffre qui compte. Une configuration adaptée suit :

Le coût par projet et par phase — main-d’œuvre, matériaux, sous-traitants et équipement imputés à chaque chantier, pour comparer le coût réel à l’estimation pendant qu’il est encore temps d’agir.
La facturation progressive et les travaux en cours — des revenus constatés à mesure que le chantier avance, pas seulement à la facturation.
Les retenues à recevoir et à payer — l’argent retenu sur vous et celui que vous retenez sur vos sous-traitants, suivis à part des comptes clients et fournisseurs ordinaires (et n’oubliez pas le moment de la TPS/TVQ ci-dessus).
Les dossiers de sous-traitants — numéro d’entreprise, inscription TPS/TVQ, licence RBQ et statut CCQ, et historique de paiements, pour que vos T5018 soient un sous-produit des livres plutôt qu’une course de fin d’année.

Salarié ou sous-traitant ? La question la plus coûteuse du métier

Appeler un travailleur « sous-traitant » ne le rend pas tel. Si la relation est en réalité un emploi, l’ARC et Revenu Québec peuvent recotiser des années de retenues à la source, de RRQ/RQAP et de CNESST non versées — avec intérêts et pénalités — et la CCQ a ses propres règles de certificat de compétence pour qui peut exercer un métier sur un chantier.

Le test regarde au-delà de l’étiquette, vers la substance de la relation : le contrôle sur la façon et le moment d’exécuter le travail, qui fournit les outils et l’équipement, la chance de profit et le risque de perte du travailleur, et son degré d’intégration à votre entreprise. Une particularité québécoise importante : la province applique sa propre analyse du Code civil, de sorte qu’un travailleur peut être traité différemment au Québec qu’au fédéral, et un « contrat de sous-traitance » écrit ne sauvera pas une relation qui fonctionne comme un emploi. En cas de doute, faites réviser la qualification avant que le travailleur commence, pas après une vérification — notre guide salarié ou sous-traitant va plus loin, et nous révisons les qualifications à l’intégration.

Comment nous configurons les entrepreneurs

Nous bâtissons les clients de la construction sur un grand livre à coût de revient dès le départ : dossiers de sous-traitants qui génèrent les T5018 automatiquement, retenues suivies des deux côtés avec le bon moment de TPS/TVQ, paie prête pour la CCQ, et TPS/TVQ et fin d’année produites à temps. Si vos livres sont en retard ou qu’une lettre de Revenu Québec est déjà arrivée, nous rattrapons discrètement et configurons la déclaration pour qu’elle reste propre. Voyez la tenue de livres pour entrepreneurs à Montréal ou parlez-nous-en — sans engagement. Ce guide donne de l’information générale; votre situation mérite une conversation directe.

Questions fréquentes

Dois-je produire un T5018 pour mes sous-traitants ?

Oui, si plus de 50 % de vos revenus proviennent de la construction, que votre sous-traitant est résident du Canada et que vous lui avez payé plus de 500 $ (hors TPS/TVH) pour des services de construction dans la période. Les non-résidents vont sur un T4A-NR, et si la construction n’est pas votre revenu principal, vous utilisez plutôt un T4A.

Quelle est l’échéance du T5018 ?

Six mois après la fin de votre période de déclaration, qui peut être l’année civile ou votre exercice. C’est différent des T4, dus à la fin février, alors bien des entrepreneurs produisent le T5018 en retard en présumant la mauvaise date.

Le seuil de 500 $ du T5018 inclut-il la TPS/TVQ ?

Non — le seuil de 500 $ se mesure hors TPS/TVH. Mais lorsque vous devez produire, le montant inscrit à la case 22 inclut la TPS/TVH et la TVQ. On teste le net et on déclare le brut.

Quand facturer la TPS/TVQ sur une retenue ?

La taxe sur une retenue de construction n’est généralement exigible qu’au versement de la retenue, ou à la fin de la période de retenue prévue au contrat ou par la loi, selon la première éventualité. Remettre la taxe sur le montant retenu avant de l’encaisser immobilise vos liquidités chez Revenu Québec.

Quelle est la différence entre la RBQ et la CCQ ?

La RBQ délivre votre licence d’entrepreneur — vous en avez généralement besoin pour soumissionner et travailler. La CCQ applique la Loi R-20 (relations de travail, formation, main-d’œuvre) et c’est auprès d’elle que vous vous inscrivez comme employeur et envoyez les rapports mensuels d’heures. La plupart des entrepreneurs traitent avec les deux.

Puis-je simplement payer mes travailleurs comme sous-traitants ?

Seulement s’ils sont réellement des sous-traitants. Si la relation est en réalité un emploi — vous contrôlez le travail, fournissez les outils, ils n’assument aucun vrai risque — l’ARC, Revenu Québec et la CCQ peuvent recotiser des années de retenues, de RRQ/RQAP et de CNESST avec intérêts et pénalités. Le Québec applique aussi son propre test du Code civil : faites réviser la qualification avant le début.

Pourquoi les entrepreneurs ont-ils besoin du coût de revient ?

Parce que le profit de l’entreprise masque quels chantiers sont rentables et lesquels perdent. Le coût de revient impute main-d’œuvre, matériaux, sous-traitants et équipement à chaque projet pour comparer le coût réel à l’estimation à temps — et il fait découler automatiquement les dossiers de sous-traitants, les retenues et les T5018 des livres.

Combien coûte la tenue de livres en construction ?

Nos forfaits commencent à 350 $/mois et varient selon le volume — nombre de chantiers, de sous-traitants, d’employés et selon que nous gérons aussi les déclarations CCQ, la TPS/TVQ et la fin d’année. Nous soumettons un prix après un court appel sur vos projets.

Tenue de livres en construction au Québec : CCQ, RBQ, T5018 et les taxes que les entrepreneurs oublient